Doc Import

PatOrgs Eingangspostverarbeitung ermöglicht es, Dateien aus verschiedenen Quellen einzulesen und effizient zu importieren.

Anbinden und auf neue Post überwachen lassen sich IMAP-Konten wie auch Verzeichnisse des Dateisystems oder eines Dokumenten-Management-Systems über CMIS. Außerdem können Dateien von DPMADirekt Pro und von der EPA Mailbox eingelesen werden. Damit eignet sich PatOrgs Eingangspostverarbeitung vor allem um allgemeine und Referat-bezogenen Post zu verarbeiten.

PatOrgs Eingangspostverarbeitung durchsucht Dokumente nach jeder Art von Aktenzeichen, die in PatOrg verwaltet sind. ZIP- und DDF-Archive (DMPADirekt Pro-Dateien) werden dazu automatisch entpackt. Findet sich ein bekanntes Aktenzeichen, wird die betreffende Akte zur Zuordnung vorgeschlagen. PatOrgs Eingangspostverarbeitung erkennt zudem Datumsangaben und bietet sie zur Vergabe des Dokumentdatums an.
Ferner werden E-Mails auf Basis der E-Mail-Adresse des Absenders dem jeweiligen Personendatensatz zugewiesen. E-Mail-Anlagen lassen sich separat importieren.

Für Formulare oder anderweitig standardisierte Dokumente oder E-Mails, die eindeutig gekennzeichnet sind, wird automatisch die jeweils passende Belegart, wie zum Beispiel „EP 1704 – Recherchebeginn“ vorgeschlagen. Belegarten lassen sich individuell konfigurieren. Einer Belegart können Titel, Kategorie, Aktenteil, Workflow und weitere Daten zugewiesen werden. Die Daten der gewählten Belegart verwendet die Eingangspostverarbeitung als Vorgabewerte für die Verwaltung des Dokumentes.

Ist einem Dokument über die Belegart ein Workflow zugewiesen, kann dieser in PatOrg vom zuständigen Bearbeiter initiiert werden, z.B. um automatisch Fristen zu generieren und diese mit dem Dokument als auch der betreffenden Akte zu verknüpfen, ein Schreiben zu erzeugen und anderes mehr. Welchem Bearbeiter ein eingegangenes Dokument zuzuleiten ist, lässt sich wahlweise explizit oder auf Basis der dem Dokument zugeordneten Daten, d.h. z.B. der Akte, der Person, dem Dokumentstatus und anderem flexibel mittels Filterungen steuern. Solche Filterungen können in Form von Postkörben in PatOrgs Hauptmenü eingebracht werden, um den Eingang neuer Dokumente zu signalisieren und sie mit einem Klick aufzurufen.

PatOrgs Eingangspostverarbeitung ermöglicht es, PDF-Dokumente aufzutrennen. Umgekehrt lassen sich auch mehrere PDF-Dokumente in beliebiger Reihenfolge zu einem zusammenfügen. Das Zusammenfügen ist insbesondere für EP-Bescheide mit Anlagen hilfreich. Sofern das PDF-Dokument Trennblätter enthält, kann die Eingangspostverarbeitung ein Sammeldokument auch automatisch in Einzeldokumente aufteilen.

Auf Anfrage durchsucht PatOrgs Eingangspostverarbeitung Dokumente nach nicht verwalteten amtlichen Aktenzeichen. Enthält ein Dokument ein oder mehrere amtliche Aktenzeichen, kann die entsprechende Schrift über die Open Patent Services des Europäischen Patentamtes von Espacenet geladen und zusammen mit einer eingegangenen Sendung importiert werden. Recherche- und Prüfberichten lassen sich so gleich fehlende Stand-der-Technik-Dokumente beifügen. Sinnvoll kann es zudem sein, auf diese Weise eingescannte Schriften durch elektronische Originale besserer Qualität zu ersetzen.

Für eine zuverlässigere Klassifikation, die es ermöglicht, auch dann die passende Belegart zu identifizieren, wenn a) bestimmte Arten von Dokumenten kein eindeutiger Schlüssel kennzeichnet wie z.B. EP Empfangsbescheinigungen oder E-Mails gleicher Thematik oder b) das eindeutige Kennzeichen bei eingescannten Dokumenten durch Fehler bei der Texterkennung potentiell verfälscht ist, bietet die Eingangspostverarbeitung eine KI-basierte Belegarterkennung an.

Mit der KI-Komponente lassen sich Dokumentklassen anlegen und mit Belegarten verknüpfen. Zur KI-basierten Klassifizierung sind für jede Dokumentklasse sie repräsentierende Trainingsdokumente einzupflegen. Wie einfach das maschinelle Lernen funktioniert, zeigen beispielhafte hunderte mitgelieferte Trainingsdokumente für standardisierte Schreiben vom DPMA und EPA.

Bei der KI-basierten Klassifizierung kombiniert die Eingangspostverarbeitung den Schlüsselwort-basierten Mechanismus mit künstlicher Intelligenz. Zunächst werden Inhalt wie auch der Dateiname eines eingehenden Dokumentes auf Formularkennzeichnungen geprüft, die auf eine bestimmte Dokumentklasse schließen lassen. Findet sich kein Hinweis, erfolgt die Klassifikation mittels künstlicher Intelligenz.