Was PatOrg besonders macht, ist seine Flexibilität, durch die das System zu einer echten Standard-Software gereift ist; heute gleichsam erfolgreich eingesetzt von Kanzleien, Unternehmen, Forschungs-intitutionen und Verwertungsfirmen. Dank PatOrgs anwendungsorientierter Konzeption lässt sich das System einfach und ohne Kenntnisse in einer abstrakten Programmiersprache wie Visual Basic oder SQL einrichten. Ihre Konfiguration, die die Individualität Ihrer Organisation und Einzigartigkeit Ihrer Dienstleistungen abbildet, liegt separiert von der Software in Ihrer Hand, was PatOrgs Weiterentwicklung, Updates und Schulungen erheblich erleichtert.

PatOrg verwaltet auch Ihre Dokumente. Jedes erzeugte Dokument wird automatisch abgelegt und gemäß Ihren Vorgaben mit in Beziehung stehenden Akten(familien), Personen, Fristen und anderem verknüpft. E-Mails lassen sich mittels eines Outlook-Addins bequem importieren und Anhänge dabei gegebenfalls auch separieren. Für eingehende Dokumente werden auf Basis einer Inhaltsanalyse relevante Datensätze zur Verknüpfung vorgeschlagen. Für eine Vielzahl von Formaten bietet PatOrgs Dokumentenverwaltung eine Live-Dokumentvorschau an, die ein schnelles Durchblättern der elektronischen Akte ermöglicht.

Die automatische, vorlagengetreue Generierung von Dokumenten gehört zu den absoluten Stärken PatOrgs und bietet weit mehr als das Produzieren simpler RTF-Dateien! Komplexe Word-, Outlook- und PDF-Dokumente einschließlich Links und Grafiken können ohne Kenntnisse in SQL oder VBA in Form von Word- und Outlook-Vorlagen auf einfache Weise definiert werden. E-Mail-Vorlagen lassen sich Word-Vorlagen als (verschlüsselte) Anlagen beifügen, so dass E-Mails mitsamt beigefügten Word oder PDF-Dokumenten in einem Schritt generiert werden können. Mit PatOrg können außerdem Word- und PDF-Formulare automatisch ausgefüllt werden.

Führen Sie Ihr Fristenbuch elektronisch! Die Notierung und Überwachung von Fristen gehört zu den sensibelsten Tätigkeiten in einer IP Organisation. Fristen lassen sich dafür auf Basis frei definierbarer Regeln unter Berücksichtigung von Wochenenden und Feiertagen kalkulieren. Das Notieren, Vor- und Nachverlegen wie auch das Streichen kann nach dem 4-Augen-Prinzip erfolgen. Mit Fristen lassen sich Workflows verknüpfen, um die entsprechenden Aktionen automatisiert zu erledigen. Zudem können leicht eigene Übersichten konfiguriert werden, so dass Sie stets alle Termine in Ihrer Verantwortung im Blick behalten.

PatOrg ermöglicht es Kanzleien, Rechnungen detailliert und spezifisch für Mandanten zu gestalten. Anspruchsvolle Anforderungen der Buchhaltung als auch des Controllings lassen sich so gleichsam mit PatOrg erfüllen.
Erzeugt werden können halb- und vollautomatisch sowohl Einzel-, Sammel- als auch Zeitraumrechnungen auf Basis von Preislisten und in verschiedenen Währungen. Standard- sowie Stundenhonorare, Gebühren und andere Weiterberechnungen lassen sich regelbasiert kombinieren und flexibel gruppieren. Das Rechnungslayout kann auf Basis von Word-Vorlagen flexibel und einfach konfiguriert werden.

Stand-der-Technik-Dokumente lassen mit PatOrg auf sich spezifisch mit detaillierter Bibliographie verwalten, verschlagworten und Akten zuordnen. Zu Patentdokumenten können nach Veröffentlichung des Recherche- oder Prüfberichts im XML-Format per Workflow die zitierten Stand-der-Technik-Dokumente von Espacenet soweit verfügbar importiert und die entsprechenden IDS-Datensätze automatisiert angelegt werden. Mittels PatOrgs Technologie zur Dokumentgenerierung lassen sich nachfolgend IDS-Schreiben für Korrespondenzanwälte generieren und amtliche IDS-Formulare ausfüllen.

Kein Excel mehr! PatOrg berechnet für Sie die Vergütung für Erfindungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben. Als Basisgrößen zur Berechnung der Vergütungen können Umsätze, Abschlagsbeträge, Pauschalbeträge, Lizenzeinnahmen und Schätzbeträge zum betrieblichen Nutzen verarbeitet werden. Abrechnen lassen sowohl einzelne als auch mehrere, zu Erfindungskomplexen zusammengefasste Erfindungen nach frei definierbaren Formeln. Mit PatOrgs leistungsfähigen Berichtsgenerator lassen sich die Daten zu Vergütungen detailliert auswerten. Zur kurzfristigen und ausführlich Erläuterung von Vergütungen für Erfinder können entsprechende Erklärungen automatisch generiert werden.

Mit PatOrg hat die mühsame, manuelle Pflege der Amtsdaten ein Ende! Durch tiefe Integration der Webservices des DPMA und des EPA können bibliographische Daten verwalteter Schutzrechte einfach importiert und Rechtsstände überwacht werden. Zudem ermöglicht es PatOrg, eigene Aktendaten mit öffentlichen Registerdaten zu kombinieren und so zum Beispiel anhand von Suchkriterien, die sich auf das Register beziehen, Akten aufzufinden (wie zum Beispiel anhand von IPC-Klassen). Daten aus dem Register können per Workflow flexibel in den Aktendatensatz nach eigenem Ermessen eingetragen werden. Patentschriften lassen sich zudem von Espacenet laden, in PatOrg importieren und automatisch der entsprechenden Akte zuordnen.

Schutzrechtsverlängerungen können mit PatOrg effizient und zugleich selektiv auf Basis von Workflows abgewickelt werden – wahlweise je nach Schutzrecht und Land direkt über das Patentamt oder mittels entsprechender Schnittstelle durch einen der Zahlungsdienstleister Clarivate, Dennemeyer, EPAS oder Pavis.
Kanzleien ermöglicht es PatOrg zudem, für Mandanten individuelle Erinnerungsverfahren einschließlich eigener Vorfristen und Erinnerungschreiben einzustellen. Erinnerungen können automatisiert erzeugt und je nach Mandant per Brief oder E-Mail erfolgen. Elektronische Schreiben lassen sich dabei auch als interaktive PDF-Formulare gestalten.