Als offenes System unterstützt PatOrg CMIS, den Industrie-Standard zur Anbindung von Dokumenten-Management-Systemen (DMS).
Dies ermöglicht es Ihnen, ein CMIS-kompatibles DMS Ihrer Wahl wie zum Beispiel Agorum, Alfresco oder d.velop D.3 an PatOrg anzuschließen und damit Dokumente indexiert als auch revisionssicher zu verwalten.
Mit einem professionellen DMS profitieren Sie weiterhin von geringeren Zugriffzeiten, höherer Sicherheit, Langzeitarchivierung und vor allem von der Einhaltung aktueller gesetzlicher Vorgaben und Regelungen in Bezug auf die Verwaltung von Dokumenten, die für ein papierloses Büro zu erfüllen sind.
Die CMIS-Schnittstelle integriert das DMS nahtlos in PatOrg, so dass die zusätzlichen Funktionen, die das DMS bietet, in PatOrg eingestellt und genutzt werden können. Das DMS bleibt vergleichbar zur Oracle-DB im Hintergrund.
Volltextsuche
Die CMIS-Schnittstelle stattet PatOrgs Dokumentenverwaltung mit einem speziellen Filter zur Volltextsuche aus. Er lässt sich wie gewöhnlich in jede Filterzusammenstellung der Dokumentenverwaltung integrieren, so dass Dokumente anhand kombinierter Suchkriterien zu Inhalten und Dokumentenverwaltungsdaten recherchiert werden können.
Revisionssicherheit
Die Ablage der Dokumente in einem DMS schützt vor unkontrollierten Zugriffen. Mit einem DMS lassen sich Dokumente folglich nicht mehr direkt und unautorisiert über das Dateisystem ansehen und ändern.
Versionierung
Sämtliche Dokumente oder auch nur solche, die einer bestimmten Kategorie zugeordnet sind, können versioniert einschließlich Kommentaren gespeichert werden. Alle Versionen eines Dokumentes sind über PatOrgs Dokumentenverwaltung abruf- und wieder herstellbar. Das Word-Add-In bietet zudem eine Funktion, Word-Dokumente verschiedener Versionen zu vergleichen.
Migration
PatOrgs Dokumentenverwaltung lässt sich hybrid betreiben, d.h. ein Dokument kann in einem DMS ein anderes noch im Datei-System abgelegt sein. Die Funktionen des DMS stehen dann nur für jene Dokumente zur Verfügung, die sich bereits im DMS befinden.
Gleichwohl funktioniert die Verwaltung von Dokumenten weiter einheitlich und wie gewohnt. Der Einsatz eines DMS erfordert nur geringfügige Änderungen in der Konfiguration.
Die Option, die Dokumentenverwaltung hybrid zu betreiben, ermöglicht eine sanfte Migration. Zum Beispiel können so erst einmal nur alle Dokumente ab dem Tag X im DMS verwaltet werden, oder nur Dokumente bestimmter Kategorien.