Aktenverwaltung

Den gewerblichen Rechtsschutz charakterisieren eine Vielzahl unterschiedlicher Sachverhalte und Vorg├Ąnge. Um Akten zu Patenten und Marken genauso wie zu Widerspr├╝chen, Vertr├Ągen und anderen Sachverhalten effizient zu verwalten, bietet PatOrg IP Management weitreichende Gestaltungsm├Âglichkeiten bei der Datenablage.
So lassen sich Eingabemasken f├╝r verschiedene Vorg├Ąnge vordefinieren. Dar├╝ber hinaus k├Ânnen einzelne Akten gezielt um frei definierbare Eingabefelder erweitert werden, wie beispielsweise durch Text-, Combo-, Check- und Listboxen. Die Datenablage ist damit umfassend und gleichzeitig ├╝bersichtlich, weil sie genau die Daten speichert und anzeigt, die f├╝r die jeweilige Akte wirklich von Bedeutung sind. Hilfreich ist dies beispielsweise f├╝r die Verwaltung von Priorit├Ąten, die in ihrer Anzahl von Schutzrecht zu Schutzrecht deutlich variieren k├Ânnen.

Durch flexibel definierbare Parallelaktenerzeugungsregeln erm├Âglicht die Aktenverwaltung es auch, neue Akten zu/aus bestehenden Akten zu generieren. So lassen sich beispielsweise automatisch Nachanmeldungen und Aktenfamilien, sowie Streit-, oder Beratungsakten erzeugen.

Personenverwaltung

Wie die Aktenverwaltung ist auch die Personenverwaltung sehr flexibel konzipiert, um Personenarten wie Mandanten, Kostenstellen, Korrespondenzanw├Ąlte, Erfinder, Beh├Ârden und Kontaktadressen effizient zu managen. So lassen sich f├╝r Personenarten spezifische Eingabemasken vordefinieren. Analog zur Aktenverwaltung ist es auch hier m├Âglich, Datens├Ątze individuell zu gestalten.
Jede Person kann entweder als Haupt-/Einzeladresse, oder dieser untergeordnet als Adressvariante oder Ansprechpartner gef├╝hrt werden. Die Gliederung in diese drei Ebenen erm├Âglicht es in einfacher Weise, alle einer Organisation zugeh├Ârigen Personendaten gemeinsam zu verwalten.

Fristenverwaltung

Notierung nach frei definierbaren Fristenregeln. Listung der Termindaten mit beliebiger Auswahl und Anordnung der auszugebenden Daten. Filterm├Âglichkeiten nach s├Ąmtlichen Termindaten und den Daten, die mit den Terminen in Zusammenhang stehen. Protokollf├╝hrung ├╝ber s├Ąmtliche Termin-Notierungen, -├änderungen und -Streichungen.
Ausf├╝hrung von terminbezogenen Workflows direkt aus der Terminauflistung heraus.

Taxwesen

Automatische Ermittlung und Fortschreibung von Taxterminen auf der Basis von Taxregeln, die vom Anwender eingesehen und angepasst werden k├Ânnen. Zur Definition der Taxregeln lassen sich Daten aus der Akte, dem Anmeldeland und den Abkommen nutzen.
F├╝r Patentanw├Ąlte werden vielf├Ąltige M├Âglichkeiten zur flexiblen Einrichtung hochautomatisierter Abl├Ąufe angeboten; f├╝r Industrie-Patentabteilungen k├Ânnen Taxentscheidungslisten und Zahlungsauftragslisten in Form und Inhalt auf die individuellen Anforderungen eingestellt werden.
F├╝r den Datenaustausch mit den Geb├╝hrenzahlern CPA, Dennemeyer und Pavis werden spezielle Schnittstellen angeboten.

Dokumentenverwaltung

CMIS Verwaltung beliebiger Dokumenttypen wie z.B. Textdateien, PDF-Dateien, e-Mails (mit ├änh├Ąngen), Grafik-Dateien, Excel-Dateien, Tondokumente (Diktate) und Filmdokumente.
Jedes Dokument kann zugleich mehreren Personen (Adressen), Akten (Erfindungen, Schutzrechten usw.), Aktenfamilien und Bearbeitern zugeordnet werden. Aus der Anzeige von Akten-, Personen- und Bearbeiterdaten heraus lassen sich unmittelbar die zugeh├Ârigen Dokumente auflisten und anw├Ąhlen.
Der Import von Dokumenten in die Dokumentenverwaltung ist wahlweise ├╝ber Batch-Verarbeitungen oder einzeln per Drag & Drop m├Âglich. Zum Aufsuchen von Dokumenten bietet die Dokumentenverwaltung ├╝ber die Filterung nach Verwaltungsdaten hinaus die (indizierte) Volltextrecherche an.

Leistungserfassung

Die Leistungserfassung ist auf die Verwendung in Anwaltskanzleien ausgerichtet. Die Erfassung erfolgt optimiert unter Anwendung von allgemeinen oder benutzerbezogenen definierbaren Masken. Leistungss├Ątze werden per Programm einzeln oder en bloc in Rechnungen ├╝berf├╝hrt. U.a. k├Ânnen damit zeitraumbezogene (in den USA ├╝bliche) Rechnungen erzeugt werden.
Die Leistungserfassung l├Ą├čt sich mit der PatOrg-Zeiterfassung erweitern.

Texterstellung

Mit den M├Âglichkeiten zur Textgenerierung von PatOrg schreiben sich Briefe und e-mails von allein.
In Abh├Ąngigkeit von Feldinhalten (auch von eigendefinierten Datenfeldern) lassen sich Texte flexibel aus vordefinierten Textbausteinen zusammensetzen. Dazu k├Ânnen gespeicherte Grafiken eingebracht und das Layout mit Kopf- und Fu├čzeilen fallbasiert definiert werden.
Nahezu jede gepeicherte Information zu Akten, Personen, Geb├╝hren und anderem steht zur Generierung bereit. Um beispielsweise an Fristen zu erinnern, k├Ânnen bei der Generierung auch Rechenoperationen angewandt werden. Zudem werden grammatische Funktionen angeboten, die es erlauben, einzelne W├Ârter oder ganze Textpassagen variabel in bezug auf Kasus, Genus und Numerus zu definieren.
Zur graphischen Illustration von Priorit├Ąten, Restlaufzeiten und ├ähnlichem l├Ąsst sich eine Weltkarte oder Karte von Teilen der Welt selbstt├Ątig erstellen und integrieren.
Die Generierung von Texten und der Versand von e-mails kann mit PatOrg Workflows automatisiert werden. In Verbindung mit der Verschickung der Texte als Anlagen zu e-mails lassen sich Texte au├čerdem optional in PDF-Dateien wandeln und dabei mit einem bestimmten Brieflayout (Logo) versehen.
Die Techniken zur Textgenerierung sind universell verwendbar und k├Ânnen so auch f├╝r die Erstellung von Rechnungen und Auswertungen eingesetzt werden.

Rechnungserstellung

Erzeugung von Einzel-, Sammel- und Zeitraumrechnungen in MS-Word. Rechnungstypen f├╝r unterschiedliche Leistungen und Mandanten lassen sich flexibel ├╝ber Rechnungstextaufbauregeln definieren, die das Rechnungslayout und die Behandlung der Rechnungspositionen festlegen.
Automatische ├ťbernahme von Leistungen und von Eingangsrechnungen in die Ausgangsrechnungen. F├╝r die Erfassung von Rechnungen steht ein weites Spektrum von M├Âglichkeiten und Hilfen zur Verf├╝gung, die kombiniert einsetzbar sind: von der rein manuellen Erfassung bis zum vollautomatischen Aufbau von Rechnungen. U.a. werden in den Musterdaten Einrichtungen angeboten, die vollautomatische Abrechungen von IR-Marken-Anmeldungen und IR-Marken-Verl├Ąngerungen erm├Âglichen.

Formulare

Gegen├╝ber dem manuellen Ausf├╝llen von Formularen spart das automatisierte Ausf├╝llen wertvolle Zeit und hilft gleichzeitig Fehler zu vermeiden. Es ist insbesondere von Vorteil bei komplexen Formularen, wie beispielsweise dem PCT Antrag, der mehr als 100 Eingabefelder umfasst.
Das automatisierte Ausf├╝llen wird durch PatOrgs umfangreiche Funktion zur Textgenerierung in effizienter Weise unterst├╝tzt. Im Lieferumfang enthalten sind F├╝llspezifikationen f├╝r etwa 50 Formulare der wichtigsten Patent├Ąmter.
F├╝r die elektronische ├ťbermittlung von Formularen sind Schnittstellen zu Epoline (Europ├Ąische Patentamt) und zu PaTrAS (Deutsche Patentamt) implementiert. Die Empfangsbescheinigungen werden automatisch in der Dokumentenverwaltung abgelegt und lassen sich aus der Aktenanzeige heraus unmittelbar anzeigen.

Erstellung von Berichten

PatOrgs leistungsstarke Funktionen zur Textgenerierung erm├Âglichen es, Drucklisten beliebiger Form zu generieren und in Microsoft Word auszugeben. In die Drucklisten k├Ânnen bei Bedarf Grafiken eingebunden werden, z.B. f├╝r Drucklisten, die Marken behandeln. Ein besonderes Leistungsmerkmal ist die Definierbarkeit von Drucklisten hierarchischer Struktur, womit sich u.a. ├╝bersichtliche Berichte zu Aktenfamilien erstellen lassen.

Workflows

Abbildung und Automation von Prozessen zur Erh├Âhung der Effizenz und Qualit├Ąt. In Workflows k├Ânnen u.a. die Generierung von Briefen und Rechnungen, das Ausf├╝llen und Versenden von Formularen (PDF oder Epoline), die Notierung von Terminen und Fristen, das Anlegen von Kostens├Ątzen und das Verbuchen von Amtsgeb├╝hrzahlungen einbezogen werden.
Starten lassen sich Workflows wahlweise manuell oder auf Basis frei definierbarer Ereignisse, wie beispielweise durch das Ausf├╝llen eines Datenfelders oder Speichen eines Datensatzes.

Suchen

Das Speichern von Information ist wertlos, wenn man sie nicht wiederfinden kann. PatOrg bietet deshalb Funktionen, um jedes Datenfeld, also auch eigene Datenfelder gezielt nach beliebigem Inhalt zu durchsuchen.
F├╝r h├Ąufig wiederkehrende Typen von Suchanfragen lassen sich Suchmasken nach eigenen Vorgaben zusammenstellen, die nur die jeweils relevanten Suchfelder enthalten. Dabei ist es auch m├Âglich, Felder mit Werten vorzubelegen. Unabh├Ąngig davon kann detailliert die tabellarische Ausgabe spezifiziert werden.
Durch integrative Suche ist PatOrg sogar in der Lage ohne Einsatz von SQL komplexe Suchanfragen zu beantworten, wie beispielsweise:
* welche Dokumente zu Patentakten existieren, deren Anmeldetag zwischen dem 23.04.2003 und dem 01.05.2003 liegt.
* welche Akten existieren, zu denen Termine definiert sind, die in der n├Ąchsten Woche zu erledigen sind.
* welche Personen gespeichert sind, die nur noch mit geschlossenen Akten in Verbindung stehen.

Archivdatenverwaltung

Die Daten aus dem aktuellen Datenbestand k├Ânnen auf komfortable Weise in das Archiv verlegt und bei Bedarf von dort zur├╝ckgeholt werden. Zum Suchen nach archivierten Daten stehen die gleichen technischen M├Âglichkeiten wie in der aktuellen Datenbank zur Verf├╝gung.

Telefonieren mit PatOrg

Anbindung von CTI-Anwendungen ├╝ber die TAPI-Schnittstelle von PatOrg. Dies erlaubt beispielsweise die direkte telefonische Anwahl von Personen direkt ├╝ber die Personenverwaltung. Weiterhin lassen sich Workflows erstellen, die bei Annahme oder Beendigung eines Telefongespr├Ąchs automatisch ausgel├Âst werden und in Abh├Ąngigkeit von der anrufenden Nummer beliebige Aktionen ausf├╝hren, wie etwa das Aufschlagen zugeh├Âriger Akten oder der Erstellung von Leistungss├Ątzen.

Erfinderverg├╝tung

Als Basisgr├Â├čen zur Berechnung der Verg├╝tungen k├Ânnen Ums├Ątze, Abschlagsbetr├Ąge, Pauschalbetr├Ąge, Lizenzeinnahmen und Sch├Ątzbetr├Ąge zum betrieblichen Nutzen verarbeitet werden.
Abrechnen lassen sowohl einzelne als auch mehrere, zu Erfindungskomplexen zusammengefasste Erfindungen nach frei definierbaren Formeln.
Die Erfindungsabrechnungen erfolgen auf der Basis von Beleg-Datens├Ątzen.
Neuanmeldungen und Erteilungen von Patenten, die mit den Erfindungen in (komplizierten) Zusammenh├Ąngen stehen, k├Ânnen als Ereignisse definiert und somit zur Ausl├Âsung von Workflows f├╝hren, um die zugeh├Ârigen Abrechnungsbelege gegebenenfalls zu aktualisieren.
Listen, Auswertungen, Briefe und Abrechnungen f├╝r die Erfinder lassen sich ├╝ber die Funktionen zur Texterstellung automatisch in MS-Word generieren.
Erstellte und eingehende Dokumente zur Verg├╝tung werden in der PatOrg-Dokumentenverwaltung abgelegt. Damit sind sie direkt verf├╝gbar aus den Akten zu den jeweiligen Erfindungen und Patenten.

Kosten- und Einnahmenverwaltung

Kosten und Einnahmen lassen sich ├╝ber frei definierbare Eingabemasken erfassen. F├╝r eine schnelle und effiziente Datenerfassung k├Ânnen buchungstyp-bezogene Eingabemasken festgelegt und mit Vorgabewerten belegt werden.
Bei der Erfassung werden automatisch eventuell in den bezogenen Akten definierte Aufteilungen auf mehrere Kostenstellen ber├╝cksichtigt.
Die Erfassungsvorg├Ąnge k├Ânnen als Arbeitsschritte in Workflows verwendet werden.
F├╝r die automatische ├ťbernahme der Rechnungseingangsdaten von Geb├╝hrenzahlern stellt PatOrg entsprechende Importfunktionen bereit. Dar├╝ber hinaus k├Ânnen Kostendaten z.B. f├╝r Zahlungen an die Patent├Ąmter oder auch zur Weiterberechnung innerhalb des Konzerns an das SAP-System ├╝bergeben werden.
Summenausgaben zu den aufgelaufenen Kosten / Einnahmen k├Ânnen u.a. direkt aus den bezogenen Akten, Kostenstellen, Lieferanten heraus angezeigt werden. Nach Bedarf werden die Summen dabei nach verschiedenen Buchungstypen, Zeitr├Ąumen, Geb├╝hrenarten usw. aufgeschl├╝sselt ausgegeben.
F├╝r die Erstellung von Listen und Berichten steht ein komfortables Berichtsauswertungssystem zur Verf├╝gung. Auch k├Ânnen die Kosten / Einnahmen in die Definition von Formbriefen einbezogen werden.
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